Réception aux pompes funèbres, accusé levez-vous !

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Parmi les conseils que l’on peut donner aux jeunes assistants funéraires, et rappeler aux anciens, bichonner ses accusés de réception n’est pas le moindre. Explication et méthode.
La catastrophe

Elle est là, sur votre bureau, la catastrophe : la petite note écrite d’une main rageuse par votre chef, qui vous ordonne de vous rendre toutes affaires cessantes dans son bureau afin d’y recevoir un savon qui restera dans les annales de la saponification. En cause, la réclamation d’une famille et/ou d’une administration, provoquée par un document qui n’est pas parvenu à temps à la personne concernée.

Par exemple, la demande d’ouverture d’une concession. Autre exemple, un avis de décès dans le journal.

Pourtant, ce satané document, vous l’avez envoyé. Vous en êtes certain. Trois solutions s’offrent à vous. La première, arriver dans le bureau de votre chef avec votre certitude d’airain et un petit sourire conciliant. Autant aller directement vous inscrire au Pôle Emploi. Seconde solution, arriver avec la facture détaillée du fax, si vous utilisez un fax, et démontrer que, tel jour à telle heure, vous avez bien envoyé un document. Si c’est mieux, ça n’en reste pas moins minable : c’aurait pu être une recette de hachis Parmentier, rien ne prouve le contraire.

La troisième solution, c’est d’arriver dans le bureau de votre chef avec l’accusé de réception du document, en lui expliquant calmement que, même si sa position lui donne toute latitude de laisser cours à son ire, il est dommageable que vous en subissiez les conséquences à cause de l’incompétence d’un tiers. Ou, plus simplement dit « Je suis innocent, chef, j’ai correctement fait mon boulot, voilà la preuve, c’est pas ma faute si l’autre est un jean-foutre ».

Donc, prenez vos précautions.

Par fax

Transmettre un document par fax est une bonne solution si vous savez que votre correspondant en est doté. C’est le cas, par exemple, des mairies et des salles de rédaction des avis de décès. Rares sont ceux qui utilisent de manière exclusive l’informatique.

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Il est impossible ici d’expliquer la procédure en détails, chaque modèle étant différent, mais l’immense majorité des fax offrent la fonction accusé de réception-copie.

Plongez-vous dans le mode d’emploi de votre appareil, et programmez-le de telle façon qu’il imprime un feuillet après avoir émis un document. Ce feuillet devra comporter le cartouche habituel, indiquant à quel numéro il a été envoyé, la date et l’heure de l’envoi, ainsi que la réception par son vis à vis. Tout cela, mais le plus, l’essentiel : une copie du document envoyé, juste la première page s’il y en a plusieurs.

Ainsi, en cas de contestation, vous pourrez prouver que vous avez bien envoyé ce document précis, quand, et que votre correspondant l’a reçu. L’accusé de réception, agrafez-le au dos de l’original : c’est le meilleur moyen de ne pas le perdre. Mais avant, prenez une dernière précaution : appelez le destinataire pour l’informer qu’il a reçu un fax, à qui il est précisément destiné, et notez sur l’accusé de réception la date et l’heure de votre appel.

Par mail

Pour les même raisons que pour le fax, il n’y a pas ici de mode d’emploi universel pour configurer une boîte mail. Mais, d’une manière générale, vous avez deux fonction accusant réception. La première est la fonction classique, que tout le monde connaît : elle implique que votre interlocuteur, généralement, clique sur la confirmation de lecture.

La seconde, moins connue et plus technique, est le certificat d’affichage. Celui-ci, automatique, atteste juste que le message a été affiché sur un écran. Cette fonction se programme : c’est une option à cocher dans votre boite mail. Attention, il sert juste à certifier qu’il n’a pas eu de bug. Mais peu importe qui l’a ouvert et qui l’a lu : ce n’est pas votre problème.

D’autant plus que, là encore, vous allez passer un coup de fil au destinataire.

Si le mail est vraiment important, n’hésitez pas à imprimer une copie d’écran de celui-ci dans la boîte d’envoi. N’hésitez pas non plus à ajouter une petite phrase, style « merci d’accuser réception » pour pousser le destinataire à cliquer.

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Pensez à entrer dans votre carnet d’adresse celle de votre interlocuteur, ainsi, et on n’y pense jamais, celle du service automatique qui vous renvoie des messages d’erreur. Même si vous êtes persuadé que votre ordinateur est plus intelligent que vous, sachez que c’est un crétin capable d’envoyer des courriels importants et les messages d’erreur dans votre boîte à spam.

Si vous ne savez pas ce qu’est un spam, privilégiez l’utilisation du fax.

Le courrier

Pour finir, une anecdote : alors que je passai dans une société de pompes funèbres, je vis le patron recevoir son courrier, parmi lequel un accusé de réception certifiant qu’une missive qu’il avait envoyée (un rappel de facture impayée, m’expliqua-t-il), et jeter cet accusé à la poubelle. « C’est bon, il l’a reçu » m’expliqua-t-il alors que je lui faisait part de ma surprise.

Sauf que, si pour se faire payer cette facture, le patron en question avait dû ester en justice, et arguer de la mauvaise foi du mauvais payeur, on lui aurait demandé la preuve des relances. Et la preuve n’est en aucun cas la copie du courrier sur un disque dur. La preuve, c’est l’accusé de réception.

Pardon d’enfoncer une porte ouverte, mais le cas de cet entrepreneur semble indiquer que, parfois, c’est nécessaire.

Pour finir

Le problème, quand on fait un métier aussi exigeant et précis que celui du funéraire, n’est pas de rentrer chez soi le soir, droit dans ses bottes, avec la certitude qu’on a bien fait son travail. L’objectif de tout assistant funéraire qui songe à faire carrière est de rentrer chez soi le soir en ayant toutes les garanties qu’on pourra prouver qu’on a bien fait son travail. Et dans cet objectif, l’accusé de réception est votre allié, pas celui du budget papeterie de votre entreprise.

Guillaume Bailly

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