Transmission de dossiers funéraires : soyez clairs

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Bien des catastrophes ou des anicroches pourraient être évitées aux pompes funèbres par un simple système de transmission d’informations bien pensé. Mise en situation…

dossier-décès-ancien-235x300 Transmission de dossiers funéraires : soyez clairs Catastrophe, cataclysme, cata…

Imaginez : votre collègue reçoit une famille dans un bureau de réception clos, puis reste travailler dans ce même bureau sur le dossier. L’heure tourne, et chacun rentre chez soi, le fameux collègue, au téléphone, faisant signe qu’il fermera l’agence. Une scène tout ce qu’il y a de plus normal, au final.

Las ! Le lendemain, vous arrivez au bureau et vous trouvez votre collègue gisant parmi les papiers éparpillés. Verdict des médecins : une rarissime mouche équatoriale l’a piqué, et votre collègue va dormir pendant deux à trois mois d’un sommeil profond dont nul ne saurait l’extraire. Le tout sans gravité ni séquelle.

Partagés entre la consternation, le soulagement de savoir qu’il s’en tirera, et un étonnement légitime, vous échangez avec vos camarades quelques plaisanterie de circonstances, jusqu’au moment ou quelqu’un s’avise que, hier, il avait reçu une famille. La, vous vous ruez vers son dossier. Plusieurs noms, mais qui est le décideur, qui est le défunt ? Votre camarade s’enorgueillissait de sa mémoire d’éléphant et de sa capacité à remplir ses dossiers de tête, quand tout était arrangé.

Bref, c’est la cata.

Transmission des dossiers

N’oublions pas que le fait de travailler aux pompes funèbres ne met pas à l’abri des petites vicissitudes de l’existence, comme d’attraper la grippe, se casser une jambe, ou prendre le tramway, mais dans la tête. Or, le travail de pompe funèbre est un travail de suivi et de constance. La réception de famille est suivie d’un ensemble de formalités et démarches compliqué par un nombre important d’intervenants à coordonner.

Ainsi, un simple convoi église/cimetière avec exposition en chambre funéraire impliquera qu’il y ait une place libre à la maison funéraire, un thanatopracteur pour faire les soins, une équipe pour aller chercher le corps sur le lieu de décès, une équipe de convoi, un prêtre ou un laïc, une église libre, un marbrier et une place identifiée au cimetière.

Et chacune de ces étapes est pondérée par la volonté de la famille : surtout ne pas faire les obsèques avant jeudi pour que le fils ait le temps de revenir de Singapour, oui, elle résidait en maison de retraite dans cette commune, mais l’église est celle de sa commune de naissance, le curé est d’accord, il faut l’appeler personnellement, et mille autres cas de figure bien entendu impossibles à lister ici.

Organisation efficace

Le meilleur et le plus simple moyen de se mettre à l’abri de ces impondérables est d’établir un protocole précis, en regroupant dans un seul et même dossier tous les éléments essentiels à sa bonne compréhension. Ainsi, par exemple, organiser sur la couverture de la pochette (pour ne pas avoir à fouiller) le parcours des obsèques, du lieu de décès à la destination finale, dans une colonne, avec des cases à cocher et des petites lignes pour préciser, c’est simple, clair, aisément compréhensible par un collègue correctement formé, et surtout, surtout, cela oblige chacun à transmettre ses informations de la même façon.

A l’intérieur du dossier, puisque les pompes funèbres travaillent encore beaucoup par fax, agrafer derrière chaque feuille l’accusé de réception permet de servir de preuve si il y a contestation, certes, de la part du destinataire, mais c’est également une bonne indication à l’adresse de vos collègues : document agrafé, document expédié. Et si vous préférez les mails ? Les mails peuvent s’imprimer…

Les idées sont là, et multiples. Le principe, finalement, est simple : tout noter, tous de la même façon, afin que s’il vous arrivait un pépin, votre remplaçant puisse reprendre le dossier au pied levé et que la famille ne subira aucune autre conséquence qu’une nouvelle tête.

Attention néanmoins au secret professionnel : certaines informations privées ne peuvent en aucun cas s’écrire sur le dossier. Mais vous saurez, j’en suis certain, faire le tri : vous êtes des professionnels.

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